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HumanWork Jinzai Column [20]

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信頼度はここで決まる!雇用契約・入社手続きについて

信頼度はここで決まる!雇用契約・入社手続きについて

口頭でも雇用契約は結べますが…

会社からの採用通知に対する応募者の入社承諾があれば、 それが口頭で行われても雇用契約が成立します。しかし、言葉の行き違いによるトラブルを防ぐ意味でも、このやりとりはできるだけ書面にすることが望まれます。

また、雇用契約は採用された人が労働条件の内容を十分に理解していることが前提。この労働条件の明示は、書面で行う必要があります。

さらに、雇い入れに当たっては「雇用契約書」の交付も必要です。それでは、まずこの「雇用契約書」についての説明から始めていきましょう!

なぜ書面での交付が良いのか?

理想的なのは、採用通知とともに書面による労働条件の明示を行い、その内容をふまえて入社承諾を得た上で双方が雇用契約書に署名捺印するという手順方法でしょう。

では、なぜ書面での交付が推奨されるのでしょうか?そもそも法律により、「必ず書面で明示しなければならない事項」が定められています(労働基準法第15条第1項、施行規則第5条第1項)

書面で必ず明示すべき項目
  • 労働契約の期間
  • 就業場所、従事すべき業務
  • 始業・終業時刻
  • 所定労働時間を超える労働の有無
  • 休憩時間
  • 休日
  • 休暇
  • 労働者を二組に分けて就業させる場合における就業時転換に関する事項
  • 賃金の決定、計算及び支払の方法
  • 賃金の締切り及び支払時期
  • 退職に関する事項(解雇の事由を含む)

上記以外にも退職金や賞与、安全衛生や休職に関する項目はありますが、これらは企業に規定がある場合に限り明示する必要があります。

書面での契約を推奨されるもう1つの大きな理由としては、「トラブルを未然に防ぐため」ということが挙げられます。最初に述べたように口頭でも雇用契約は成立しますが、人の記憶は非常に曖昧です。労働条件等について後々「〜と言っていた!」「そんなことは言っていない!」とトラブルになる可能性は大いに考えられます。また、その危険性は時間が経てば経つほど高くなります。
書面で提示し、応募者が確認をし押印をした上で雇用契約を結べば、このようなトラブルは避けられます。「短期間の契約だし、わざわざ紙にしなくても…」「面倒だな」と思っても、しっかりと形に残しておくことで企業・従業員双方の安心感にも繋がります。

なお、「雇用契約書」には決まった様式はありませんが、労働条件を明示する書面と併用できる書式サンプルが厚生労働省の東京労働局にありますので、是非そちらを参考にして雇用契約書を作成しましょう。

提出書類はわかりやすくリストに

雇用に際しては、さまざまな手続きも必要です。特に社会保険関連の届け出には期限もあるため、採用者からの書類提示も速やかに行ってもらう必要があります。
スムーズに手続きを行うためにも、採用者にはあらかじめ必要な書類や提出期限を記したリストを渡しておくと良いでしょう。

入社前の連絡や出社の義務を負わせるのはNG

採用者が、まだ前の職場に在職中であるなどで出社日まで期間がある場合、ケースに応じては随時に連絡を取り合うこともあります。
ただし、入社前の採用者(内定者)に対して定期連絡や出社を義務づけることは避けましょう。

また、入社前に「内定者研修」「体験入社」などの名目で出社を義務づける場合は、賃金の支払いが必要がありますので注意しましょう。

あとがき

いかがでしたか?それでは、今回のコラムのまとめです!
また、入社後の書類手続きなどに関しては、こちらのコラムをご覧下さい。

入社時に取り交わす書類の例

●労働条件を明示した書類
雇い入れ時に、必ず採用者に提示することが義務づけられています。
●雇用契約書
入社後のトラブル防止のために、必要な労働条件を記載したものです。
●入社承諾書・入社誓約書
必ずしも必要な書類ではありませんが、行き違いを防ぐ意味で、独自に作成した書面に採用者の署名捺印を求める会社が多くあります。


提出させる入社手続き書類の例
◎長期雇用の場合に必要な基本書類
  • 年金手帳
  • 雇用保険被保険者証
  • 源泉徴収票
  • 扶養控除等申告書
  • 健康保険被扶養者異動届
  • 給与振込先届書


◎会社によって提出を求めるもの

●従業員調書
履歴書で代替することが可能です。
●健康診断書
●住民票記載事項証明書
「住民票」自体の提出は求めないのが基本です。
●身元保証書
●免許・資格関連の証明書
ドライバーの「無事故証明書」、医療職の「資格証明書」など職種に応じたもの。社会保険関係の手続き、給与振り込みや所得税の源泉徴収、年末調整に必要な書類です

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