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HumanWork Jinzai Column [28]

応募者対応


はっきり伝えるのが苦手な方必見!不採用通知について

はっきり伝えるのが苦手な方必見!不採用通知について

言わなきゃよかった「不採用通知」

採用活動を行う担当者の皆様は、「不採用」の通知はどのように行っていますか?電話にしろ、メールにしろ、きちんと不採用の旨を求職者に伝えることはとても大切。
不採用の旨を連絡しなかった場合、面接を受けた人は、自分が結局不採用なのかまだ信じて待っていていいのか、もやもやしたまま過ごすことになります。
中には、その結果次第で他の企業へ連絡を入れるなどの必要がある人もいるかもしれません。

どうしても「たくさんの応募があってなかなか連絡がきちんとできない!」という場合などは「採用の場合、1週間以内にご連絡します、期間内に連絡がなかった場合は不採用です」等、期限を設けることをお勧めします。

さて、「不採用」の旨を伝えるのが心苦しい、という採用担当者様はいらっしゃいませんでしょうか。
不採用とはっきり伝えることが苦手で、いろいろな理由をつけて応募者から辞退するように仕向ける……
理由として、求人広告には書いていなかった条件を付け足してしまう、などの対応によりトラブルになってしまうケースが後を絶ちません。

今回は、やってしまいがち、そして「実際にあった不採用連絡におけるトラブル事例」をご紹介いたします。

悪い人じゃあないんだけどなあ……

面接をした結果、「悪い人ではないが、前日に面接した人の方が優れている」「別の人の方が、会社の雰囲気に合いそうだ」など、良い人だが不採用という結果になった人には不採用とはっきり伝えにくいもの。
だからといって、あれこれ口実をつけ、辞退してもらおうとすることはかえって不誠実なことです。

また、明確な採用基準がない場合、はっきりと不採用を告げにくいと感じがち。会社として最も求める人を選ぶのが採用ですから、選考においては会社に明確な選考ポイント、採否の基準があるべきです。 断りにくいからと、理由をあれこれ話した結果、気付かぬうちに求人広告に書いたことと矛盾した話をしてしまうこともしばしば……

例えば、広告には“未経験者歓迎”と書いておきながら、「正社員は職種経験が必要なんですよね」と言ってしまうなど。このような対応は「虚偽広告」とみなされてしまう可能性が非常に高く、会社の信頼にも関わってくるのです。

不採用の理由は、告げなくてよい

このエピソードで失敗してしまう採用担当者は、不採用にすることに対して「何か言わなければ」と思っているのかもしれません。
しかし、応募者に対して不採用の理由を説明する義務はありません。
応募者から不採用の理由を教えてほしいと言われた場合も、「弊社の採用基準に照らし合わせて選考した結果」とだけ説明すればいいのです。
ただし、「別にあなたにお応えする義務はないんですよね」など、横柄な態度を取るのはタブー。

真摯に選考を行った結果、応募者の期待に応えられる結果にならなかったという姿勢で「残念ながら不採用です」と告げればトラブルは避けられるはずです。
また、求職者から不採用理由を教えるよう追及されて、ついつい何かしらの理由をつけてしまい、クレームに……なんてこともよくある話なので気を付けましょう。

【トラブル事例】その不採用理由、おかしくないですか!?

人事担当者が苦し紛れに言った不採用理由の多くが応募者に不信感を与えることになっています。
例えば…

【事例1】
求人広告に「経験不問」と書いてあるのに、「あなたのその経験ではちょっと採用は難しいですね」と言われた。

【事例2】
40代の人が応募したら「体力的に厳しくないですか?」と言われた

【事例3】
自宅からその会社までは通勤1 時間半。しかし、これまでも同じくらいかかる会社に3 年も通っていたので、通勤が支障になることはないと考えて応募したら、「そんなに遠くからじゃ通えないでしょ。」と言われた。

ほかにも、男女別募集の特例(ポジティブアクションや適用除外業務)に該当していないのに「男性は採用していない」と答えたり、「35 歳以上は契約社員になります」との発言があった、というケースもあります。

あとがき

それでは、今回のおさらいです。

【POINT1】できる限り、不採用であっても応募者への連絡は行いましょう。

【POINT2】不採用の理由は、求職者に公開しなくても問題なし。
理由を問われても「弊社の採用基準に照らし合わせて選考した結果」と伝えましょう。

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