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HumanWork Jinzai Column [39]

リテラシー


イラッとされてるかも?ビジネスメールの常識・非常識

イラッとされてるかも?ビジネスメールの常識・非常識

個人情報の取り扱いには細心の注意を

携帯電話やスマホが当たりまえの昨今、 いつでもどこでも気軽にメールが打てるのはうれしい限りです。

しかし、何気なく打ち込んだメールに 重大な個人情報が隠されていることも少なくありません。 ひとたび個人情報の流出が発生すると世間を大いに騒がせ、 顧客をはじめとする周囲の評判を失いかねません。
たとえば、こんなちょっとしたメールにも注意が必要です。

×「上司が休暇で家族旅行に行っておりまして、この件についてすぐに確認がとれません。」
◎「本日は上司が不在にしておりますので、この件についてすぐに確認がとれません。」

丁寧に状況を説明しようという心意気は伝わってきますが、 上司とはいえ“個人”、しかも家族と休暇中なわけですから、 プライベートな情報を第三者に開示するのは考え物です。

よく電話の取次ぎ時にも 「●●は席を外しております」という表現を使いますが、 個人の予定などは可能な限り他者に伝わらないよう配慮が必要です。

重要度を天秤にかけるのはNG

ビジネスの現場ではスケジューリングが非常に重要ですが、 ときには意図せず予定がダブルブッキングしてしまうこともあります。 体は一つきりですから、そんなときはどちらかに出席し、 どちらかはやむを得ずお断りしなければなりません。
しかし、この“お断り”する際のメールにも注意が必要なのです。

×「重要な会議が入ってしまい、そちらの会議に行けなくなりました。」
◎「のっぴきならない用事が入ってしまい、どうしても出席できなくなってしまいました。」

お断りする会議や相手との関係性にもよりますが、 原則として「他の会議に出るのでそちらは不参加」 といったニュアンスでメールを送るのは失礼に当たります。
「こちらの会議は重要ではないとでも!?」と誤解され、 お叱りをうけてしまうこともあるかもしれません。

お断りする側の心情を考慮しつつ、 “あえて理由を明らかにしない”というテクニックも覚えておきましょう。

的ハズレな褒め方はかえって失礼!

お礼のメールなどでは感想を添えることで 感謝の気持ちをより深く伝えることができますが、 褒め方を間違えると失礼につながることがあるので注意が必要です。

×「昨日はすばらしいお話をありがとうございました。 私などは人前でろくに話ができないものですから、 先生の堂々としたわかりやすいお話に感心しておりました。 」
◎「昨日はすばらしいお話をありがとうございました。 先生の一つ一つのお言葉が胸に響き、あっという間の1時間でした。」

その方が本業とされている能力をシロウトの自分と比較して褒めるのは、 良く考えれば大変失礼なことですよね。 加えて、目上の方に「感心する」という表現も適切ではありません。
どちらも日常会話でよく使う言い回しなだけに、 良かれと思って書いたあげく“余計な一言”になってしまいがち。

コトバが持つ本来の意味をきちんと理解しておくことは、 やはりとても重要なことなのです。

良質なコミュニケーションが人間関係構築の近道

メールの文面に気を遣うことは 現代で生きていくなら非常に重要なスキルのひとつですが、 逆を言えば、メールの文面ひとつで人間関係が崩れてしまうこともあるのです。

人と人とのコミュニケーションの根幹にあるのは、 「相手を受け入れる・受け入れよう」という心の動きに他なりません。 充実したコミュニケーションを担保し、 社内外を問わず良好な人間関係を構築するためにも 「自分を知る」「相手を観る」「心地よい会話空間を創る」ことは超重要。

メールでの文章表現はもちろん、 日常会話に必要な身振り・手振り・口調などまで日々気を遣い、 人間力あふれる魅力的な組織を創造していきましょう!

ちなみに、弊社では社員の方、スタッフの方、管理職の方など 様々な職制に応じた「研修」を通して 企業の成長をお手伝いさせていただいております。 詳しくはコチラ

あとがき

今回のコラムにおけるポイントは、以下の4つ。

【POINT1】個人情報の取り扱いには細心の注意を

【POINT2】重要度を天秤にかけるのはNG

【POINT3】的ハズレな褒め方はかえって失礼!

【POINT4】良質なコミュニケーションが人間関係構築の近道

いかがでしたか?

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