求人広告は、掲載してからが本番といっても過言ではありません。特に、昨今は応募者獲得の競争も厳しいので、応募者対応の質・スピード感は大切です。しっかりと応募や問い合わせに対する態勢を整えておきましょう。
担当者が多忙な場合や外出が多い場合、また応募者数が多くなった場合等、社内の担当以外の人が応募者対応をすることもあるかもしれません。応募方法が電話の場合は、特にきちんとした準備をしておくことをおすすめします。

すでに選考方法やスケジュールが決まっている場合も、配属予定先の責任者などと調整を図り、予定を再チェックしておきます。

チェックしておきたいことの例

面接は何回行うか・何を聞くか・筆記や実技試験を行うか・誰が面接に立ち合うか？
いつ頃までに選考結果を出し、いつ頃までに通知し、いつまでに入社してもらうか？

応募者からの1 回の電話で、押さえておきたい応募者の情報を得て、面接の日時予約までできるように手順・方法を決めておけば効率的です。
更に要点をまとめた「応募受付票」、また担当者の都合に合わせた予約日時で「面接予約表」を作っておくと、担当者が不在のときも、代行者が対応しやすくなります。

応募者の電話を受ける可能性のある人全員に「求人募集を行っていること」を伝え、必要に応じて、担当者不在時や多忙時の代行者も決めておきます。
代行者には、掲載した求人広告のコピーのほか、必要な情報を提供し、対応時の注意と受付手順、方法などについて徹底を図ります。
また、基本的な問い合わせへの回答内容などをあらかじめまとめておくことも大切です。

面接はいわば、企業と応募者のお見合い会場。面接されるのは、応募者だけでなく企業も同様であると心得ておきましょう。
面接に来る応募者は「気持ちよく働けそうな会社かな？」と気にしています。職場の様子や社員の対応にも目を向けるものです。普段通りの職場を見てもらえばOKですが、書類や道具を整理整頓したり、受付以外の社員にも面接があることを告げて「応募者とすれ違ったら笑顔で目礼を」といった声掛けをしておくなどの配慮で会社に対する印象が変わるはずです。

【POINT1】落ち着いて話せる場所で

グループ面接を行うような場合でない限りは、面接の場所は特別な「会場」「会議室」でなくても構いません。
ただし、落ち着いて話せる場所であることが大切。周囲の社員やほかの応募者に、質疑応答の内容を聞かれてしまうような場所で面接を行うことは避けましょう。

【POINT2】効率的に行うためには？

面接は、一方的に応募者を選ぶためのものではありません。面接とは、本来、会社と応募者の双方が、互いに希望や条件が合うかどうかを確認するためのものです。
そのため、短時間のうちに応募者に「聞くべきこと」「話すべきこと」を消化・完了する必要があります。場当たり式に臨むと、時間切れになって選考に必要な質問や確認がおろそかになってしまいますので、あらかじめ確認しておきたい点などは簡潔にまとめておくことが無駄な時間を作らないポイントです。